Membres du conseil d’administration et du comité exécutif

Constitution
    1.0 Nom de l'Association et désignation
    2.0 Buts de l'Association
    3.0 Statut de l'Association
    4.0 Membres
    5.0 Conseil d'administration, exécutif et autres responsables

Règlement
    1.0 Amendement à la constitution et aux règlements
    2.0 Membres
    3.0 Choix et élection du conseil d'administration
    4.0 Mandats et fonctions du conseil d'administration et du comité exécutif
    5.0 Réunions, assemblées et réunions spéciales
    6.0 Quorum et votation
    7.0 Finances
    8.0 Comités

Membres du conseil d’administration (CA) et du comité exécutif (CE)

J.J.Bernard Dessureault, président, trésorier, webmestre, CA et CE (2019) Brossard
Louise Dessureault, vice-présidente, trésorière, magasinière, CA et CE (2018) Saint-Basile
Luc Dessureault, secrétaire, CA et CE (2019) Saint-Catherine
Grégoire Dessureault, registraire, CA (2020) Sainte-Geneviève-de-Batiscan
Réjean Dessureault, directeur, CA (2018) Blainville
Claude Noël, directeur, CA (2018) Saint-Basile
Claude Dessureault, directeur, CA (2020) Sherbrooke

De gauche à droite: Louise, Grégoire, Claude N., Bernard, Luc, Réjean, Claude

Association des Dessureault d’Amérique inc.

Constitution

1.0 Nom de l’Association et désignation

1.1 Le nom de l’Association est : L’ASSOCIATION DES DESSUREAULT D’AMÉRIQUE INC.

1.2 À moins d’indication contraire, les mots suivants désignent :

a) association : l’Association des Dessureault d’Amérique inc. ou son sigle « A.D.A. inc. »
b) membre : toute personne membre de l’A.D.A. inc.
c) conseil : le conseil d’administration de l’A.D.A. inc.
d) exécutif : le comité exécutif de l’A.D.A. inc.
e) président (e), vice-président (e), vice-président (e), secrétaire, trésorier (ère), directeurs (trices) : respectivement, le ou la président (e), le ou la vice-président (e), le ou la secrétaire, le ou la trésorier (ère) et les directeurs (trices) de l’A.D.A.inc.

2.1 Grouper et unir en une association permanente le plus grand nombre de personnes descendant de l’ancêtre commun en ligne directe ou par alliance au moyen de: réunions, rencontres ou toutes autres manifestations susceptibles de renforcer les liens entre les membres et attirer les membres potentiels; bulletins ou toutes autres publications afin de renseigner les membres sur les affaires de l’Association.

2.2 Honorer la mémoire de l’ancêtre et de ses descendants par l’érection de monuments, de plaques-souvenir ou de symboles pour marquer les événements historiques de la grande famille.

2.3 Recueillir tous les documents susceptibles de créer des archives qui constitueront le patrimoine de l’Association et où pourront puiser historiens et généalogistes.

3.1 L’Association des Dessureault d’Amérique inc. est une association privée et sans but lucratif, incorporée sous l’autorité de la partie III de la loi sur les compagnies, le 10 septembre 1987.

3.2 Le blason décrit en annexe est le signe distinctif de l’Association des Dessureault d’Amérique inc.

4.1 Toute personne descendant de l’ancêtre commun en ligne directe ou par alliance, peut devenir membre de l’Association. Il y aura quatre catégories de membres : les membres réguliers, les membres bienfaiteurs, les membres honoraires et les membres à vie.

5.1 Le Conseil d’administration comprendra onze (11) membres, occupant les fonctions suivantes : un (e) président (e), un (e) vice-président (e), un (e) secrétaire, un (e) trésorier (ère) et des directeurs (trices). Les fonctions de présidence, vice-présidence et secrétariat doivent être attribuées à trois personnes différentes.

5.2 Le Conseil d’administration verra à nommer des délégués qui représenteront les différentes régions de la province. Leur rôle sera d’agir comme agent de liaison entre le Conseil d’administration et les membres de l’Association.

5.3 Le Conseil d’administration désignera un (e) archiviste-généalogiste. Cette personne voit à recueillir tous les documents, films, photos, découpures de journaux, etc … qui constituent les archives de l’Association, voit à leur classement et à leur garde en lieu sûr. Elle peut se voir confier la coordination ou l’animation pour toute personne ou groupe de personnes travaillant à l’élaboration du dictionnaire généalogique de la famille ou à la rédaction de documents sur son histoire.

Règlement

1.1 Toute proposition pour amender la constitution ou les règlements devra parvenir par écrit au ou à la secrétaire au moins quatre (4) semaines avant la date de l’assemblée annuelle où ladite proposition doit être soumise. Le ou la secrétaire fera parvenir à tous les membres le texte des propositions soumises au moins trois (3) semaines avant la tenue de la dite assemblée.

1.2 Les changements à la constitution exigeront, pour leur adoption, l’assentiment des deux tiers (2/3) des membres réguliers présents à l’assemblée annuelle.

1.3 Les changements aux règlements exigeront, pour leur adoption, le vote majoritaire des membres réguliers présents à l’assemblée annuelle.

2.1 Le ou la secrétaire pourra accepter les demandes d’admission de nouveaux membres et les demandes de réadmission d’anciens membres. Toutefois, les demandes de réadmission d’anciens membres exclus de l’Association, doivent être soumises à l’instance qui a décidé de leur exclusion.

2.2 Seront appelées « MEMBRES RÉGULIERS » les personnes qui verseront leur cotisation annuelle.

2.3 Seront appelées « MEMBRES BIENFAITEURS » les personnes qui verseront, en plus de leur cotisation annuelle, un montant égal ou supérieur à celle-ci.

2.4 Pour reconnaître les mérites exceptionnels de certains membres, le Conseil d’administration pourra décerner le titre de « MEMBRE HONORAIRE » avec certificat approprié à toute personne dont la candidature sera approuvée par au moins cinq (5) membres en règle.

2.5 Seront appelées « MEMBRES À VIE » les personnes qui auront versé à l’Association la cotisation requise, soit vingt (20) fois le montant de la cotisation annuelle.

2.6 Les membres qui auront négligé de payer leur cotisation avant l’échéance auront un délai de trois (3) mois pour acquitter leur dû. Pendant ce délai, ils continueront à recevoir les services de l’Association; leur droit de vote sera toutefois enlevé. Ce délai passé, ils seront considérés comme ayant démissionné. S’ils acquittent leur dû pendant ce délai, leur paiement sera considéré avoir été fait à la date d’échéance.

2.7 Un membre qui a démissionné peut être réintégré après le paiement de sa cotisation.

2.8 Le Conseil d’administration peut décider d’exclure un membre de l’Association pour cause suffisante. Toutefois une telle décision exige une majorité des deux tiers des voix. De plus le membre exclus peut en appeler à la prochaine assemblée générale; dans ce cas, la décision de l’exclure est suspendue.

2.9 L’Association n’est pas tenue de rembourser quelque partie que ce soit de la cotisation d’un membre démissionnaire ou exclus.

3.1 Tout membre en règle de l’Association est éligible à un poste sur le Conseil d’administration.

3.2 Tout membre de l’Association désirant se présenter à un poste du Comité exécutif aura droit de faire envoyer à tous les membres de l’Association une lettre de présentation de sa candidature. Cette lettre ne pourra excéder une page, format légal, et devra parvenir au secrétariat au moins quatre (4) semaines avant la date des élections. Le ou la secrétaire sera tenu (e) de l’envoyer aux membres au moins trois (3) semaines avant la date des élections.

3.3 D’autres candidats pourront être acceptés sur proposition de l’Assemblée au moment de l’élection.

3.4 Les candidats proposés devront donner leur consentement. Les candidats absents au moment de l’élection devront avoir donné leur consentement par écrit.

3.5 Quand il y aura plus d’un candidat à un poste, l’Assemblée générale choisira le mode de scrutin. Toutefois tout membre, s’il est appuyé par au moins deux (2) autres personnes, peut exiger le scrutin secret.

3.6 Chaque année, les membres du Conseil d’administration devront désigner entre eux les membres du Comité exécutif, soit six (6) personnes pour occuper les fonctions de président (e), vice-président (e), secrétaire, trésorier (ère), directeurs (trices).

3.7 Un (e) vérificateur (trice) sera choisi (e) lors de l’assemblée annuelle.

3.8 À la première année, tous les membres seront nommés en principe pour trois (3) ans. Par la suite, on pourra remplacer annuellement le tiers (1/3) des membres. Les détenteurs des postes à combler sont toutefois rééligibles.

3.9 Tout membre du Conseil d’administration ou du Comité exécutif qui s’absente sans raison valable des réunions peut être démis de ses fonctions. Dans ce cas les deux (2) conditions suivantes doivent être réunies :

- absences de trois (3) réunions consécutives régulièrement convoquées;

- absences de toutes les réunions pendant quatre (4) mois consécutifs.

4.1 Tout membre du Conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il est nommé ou élu. Il demeure en fonction pour une période de trois (3) ans ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé ou élu, à moins que, dans l’intervalle, il doive se retirer en conformité avec les dispositions des présents règlements. Ce mandat peut être renouvelable.

4.2 Toute vacance, survenue au Conseil d’administration pour quelque cause que ce soit, sera comblée par l’exécutif pour la durée non écoulée du mandat du membre qui a cessé d’occuper sa fonction.

4.3 Le ou la président (e) est responsable de l’administration générale de l’Association. Il ou elle préside toutes les assemblées du Conseil d’administration et des membres. Il ou elle voit à l’exécution des décisions du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu’il ou qu’elle exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le Conseil d’administration. Il ou elle fait rapport à l’assemblée annuelle des activités de l’Association durant l’année écoulée.

4.4 Le ou la vice-président (e) remplace le ou la président (e) en son absence ou en cas d’incapacité. Il ou elle exerce tous les pouvoirs et les fonctions du ou de la président (e).

4.5 Le ou la secrétaire assiste à toutes les assemblées de l’exécutif, du Conseil d’administration ou des membres, et il ou elle rédige les procès-verbaux. Il ou elle remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le Conseil d’administration. Il ou elle a la garde du sceau de l’Association, des registres, des procès-verbaux et de tous autres documents de l’Association. Il ou elle fait lecture du procès-verbal de la dernière assemblée et fait rapport de toute correspondance pertinente aux assemblées et réunions.

4.6 Le ou la trésorier (ère) a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres comptables. Il ou elle tient un relevé précis des actifs, dettes, recettes et déboursés de l’Association dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il ou elle dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration les deniers de l’Association. À la demande du ou de la président (e) ou de l’Exécutif, il ou elle doit faire rapport des états financiers de l’Association lors de réunions de l’Exécutif, du Conseil d’administration ou des Assemblées générales.

4.7 Les directeurs (trices) voient au bon fonctionnement de l’Association et remplissent les charges qui leur sont confiées par le Conseil d’administration.

5.1 Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux (2) fois par année, suivant un calendrier qu’il fixe lui-même. Il est convoqué par le ou la secrétaire, soit sur requête du ou de la président (e), soit sur demande de trois (3) membres du Conseil d’administration.

5.2 L’Exécutif se réunit aussi souvent qu’il est nécessaire sur convocation par le ou la président (e).

5.3 Les congrès et l’Assemblée générale annuelle auront lieu aux dates et endroits fixés par le Conseil d’administration en tenant compte des avis exprimés par les membres durant l’assemblée annuelle précédente.

5.4 Des Assemblées extraordinaires ou spéciales pourront être convoquées à la discrétion du Comité exécutif. L’avis de convocation à une telle assemblée devra être mis à la poste au moins deux (2) semaines avant la tenue de la dite assemblée.

5.5 Les avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle seront envoyés à tous les membres au moins cinq (5) semaines avant sa tenue.

6.1 Le quorum de toute réunion du Comité exécutif est la moitié des membres en exercice plus un (1). Le quorum du Conseil d’administration est de six (6).

6.2 Les membres en règle, se prévalant de leur droit de vote, présents en personne, constitueront un quorum pour toute Assemblée générale annuelle ou spéciale des membres.

6.3 Seuls les détenteurs et détentrices de cartes de membre en règle auront le droit de vote.

6.4 Le mode de votation aux réunions et aux assemblées sera laissé au choix des membres présents, à l’exception de l’élection des candidats aux postes du Conseil d’administration (voir article 3.5). En cas d’égalité des voix, le vote du ou de la président (e) sera prépondérant.

7.1 L’année financière commencera le 1^er avril pour se terminer le 31 mars de l’année suivante.

7.2 Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’Assemblée annuelle sur recommandation du Conseil d’administration.

7.3 Tout nouveau ou nouvelle trésorier (ère) sera autorisé (e) à ouvrir un compte de banque au nom de l’Association. Il ou elle signera les chèques conjointement avec le ou la président (e) ou le ou la vice-président (e) qui seront également autorisés (es) par une proposition de l’Exécutif. Ils ou elles acquitteront tous les comptes et procéderont, sur recommandation de l’Exécutif, aux transactions nécessaires à la bonne marche de l’Association.

7.4 La vérification des livres aura lieu chaque année et un rapport sera distribué à tous les membres de l’Assemblée générale.

7.5 Lors de l’assemblée annuelle, le ou la trésorier (ère) présentera les états financiers de l’Association.

7.6 Le ou la trésorier (ère) sortant de charge aura trente (30) jours pour fermer ses livres, les faire vérifier et transférer tous les comptes au nouveau ou à la nouvelle trésorier (ère).

8.1 Le Conseil d’administration aura les pouvoirs de former tous les comités nécessaires au bon fonctionnement de l’Association.

8.2 Des comités locaux ad hoc seront formés pour la tenue des assemblées annuelles et des congrès afin de faciliter leur organisation dans les régions choisies par le Conseil d’administration.

La constitution et le règlement général de l’Association des Dessureault d’Amérique inc. ont été adoptés le 27 août 1988 et modifiés le 12 août 1990.